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Payroll, HR management and benefits administration for small to large companies worldwide
Die Kosten der Verwaltungstätigkeit seiner 25.000 Mitarbeiter reduzieren und gleichzeitig die Transparenz und flexible Verwaltung dieser enormen Personalausgaben verbessern – diese Aufgabe hat sich der Kanton Genf mit seinem neuen Informationssystem für das Personalwesen von HR Access im Rahmen der vom Staatsrat beschlossenen Modernisierungsmaßnahmen gestellt./Von Frédéric Cormont*
„In seinem Streben nach Modernisierung, sowohl auf organisatorischer als auch auf technischer Ebene, hat der Kanton Genf mit seinen ungefähr 430.000 Einwohnern seit dem Jahr 2000 eine Reihe von Maßnahmen durchgeführt, darunter auch ein umfangreiches IT-Projekt: die Neugestaltung der Personalverwaltung", erläutert Noureddine Bouzidi, Verwaltungs- und Finanzdirektor des Kantons Genf und Projektleiter für den Auftraggeber im Rahmen des SIRH-Projekts. „Ziel dieser Neugestaltung, die von unserem Staatsrat beschlossen wurde, ist eine Reduzierung der IT- und Verwaltungskosten durch eine Rationalisierung der Lösungen und eine Optimierung der Verfahren." Früher wurden im Kanton Genf zwei große Systeme für die Gehaltsabrechnung verwendet. Daneben gab es viele kleine lokale Lösungen, die ebenso unterschiedlich waren wie die von ihnen verwalteten Abläufe. Das verursachte erhöhte Betriebskosten und bot nur wenig Analysemöglichkeiten, die jedoch für eine ordnungsgemäße Kontrolle der Personalausgaben unbedingt erforderlich sind. Um die Anwendungen zu vereinheitlichen, die Datenbestände zu rationalisieren und die Verfahren im Personalwesen aufeinander abzustimmen, veröffentlichte der Kanton vor einigen Jahren eine Ausschreibung für die Realisierung eines zentralen, gemeinsam genutzten Informationssystems für das Personalwesen (Système d’Information pour les Ressources Humaines, kurz SIRH).
Ein SIRH zur Unterstützung der Regierungspolitik
Wichtigstes Kriterium des Lastenheftes: die Fähigkeit der Lösung, die schweizerischen Besonderheiten – wie beispielsweise die Quellensteuer – sowie auch lokale Gegebenheiten zu berücksichtigen, hat doch jeder Kanton seine eigenen Steuergesetze und Vorschriften für das Personalwesen. Besonders im Kanton Genf gibt es bestimmte Gruppen wie die Polizei oder das Bildungswesen, die starke Besonderheiten in der Verwaltung aufweisen, auf die sie großen Wert legen. Es waren daher besonders seine flexiblen Anpassungsmöglichkeiten, die den Ausschlag dafür gaben, dass das SIRH HR Access, eine Lösung des gleichnamigen Anbieters, bei der Ausschreibung den Zuschlag erhielt. „Dieses SIRH ist kein Selbstzweck, sondern dient zur Unterstützung der Regierungspolitik der Kostenrationalisierung und der Modernisierung im Bereich des Personalwesens", erläutert Noureddine Bouzidi. „Nach verschiedenen aufeinanderfolgenden Ausbauphasen erfüllt das SIRH HR Access diese Funktion heute perfekt. Unsere Politik der Modernisierung beruht im Wesentlichen auf der Harmonisierung der fachlichen Verfahrensabläufe im Personalwesen zwischen den sieben Departements, wobei die elektronische Verarbeitung sowie die Dezentralisierung bestimmter Abläufe Schlüsselrollen für mehr Effektivität und Zuverlässigkeit spielen: lauter Bereiche, in denen HR Access seinen Nutzen demonstrierte und beweist."
Gemeinsame Transparenz zur besseren Lenkung des Personalwesens
Heute werden alle 25.000 Angestellten und die zirka 20.000 Lohnempfänger der Kantonsregierung unter HR Access verwaltet. In Verbindung mit dem neuen Finanzverwaltungssystem des Kantons erlaubt es eine automatische Erfassung der Löhne in der Buchhaltung. Das SIRH ermöglichte in einer ersten Projektphase die Zusammenlegung der beiden großen Lohnbuchhaltungen mit 15 Personen – und ihrer beiden Entlohnungssysteme und -vorschriften – sowie die allmähliche Abschaffung der lokalen Einzelanwendungen, von denen rund hundert unter Excel ausschließlich für die Erfassung der Abwesenheitszeiten dienten. Dank des Einsatzes seiner Web-Version für die 1.300 Mitarbeiter in den verschiedenen Dienststellen der Kantonsregierung wurde die Erfassung an die Quelle verlagert, ebenso wie die Einsicht der einzelnen Akten: eine Dezentralisierung, die das Delegieren von Kompetenzen vor Ort ermöglicht. „Die gemeinsame Nutzung eines Instruments und die Verwendung zentraler und leicht zugänglicher Datenbestände fördern nicht nur die Harmonisierung unserer Abläufe im Personalwesen, sondern bieten uns auch eine Transparenz, die es bisher nicht bei gab", sagte Noureddine Bouzidi. „Die Einblicke in die Gesamt-Personalkosten und außerdem in die zukünftig gemeinsamen Indikatoren liefern unseren politischen Entscheidungsträgern die solide Grundlage eines strategischen Lenkungsinstruments. Insbesondere kann der Einfluss bestimmter Verfahren auf die Kosten ermittelt werden."
Wesentlich geringerer Zeitaufwand und weniger „Papierkrieg"
Darüber hinaus führen die drastische Reduzierung der Anzahl von Lösungen sowie die Verschmelzung zu einer einzigen Personaldatenbank auch zu einer Reduzierung des Arbeitsaufwandes und der Betriebs- und Wartungskosten im IT-Bereich sowie zu einem allmählichen Wegfall der mehrfachen Informationserfassung bei den Mitarbeitern der Personalverwaltung. Weitere fachliche Vorteile: der Zeitgewinn und die Einsparung von Schreibarbeiten durch die elektronische Verarbeitung einer großen Zahl von administrativen Formularen, die für die Verwaltung der 25.000 Mitarbeiter benötigt werden. Hier ist beispielsweise die Kostenabrechnung der Vertretungskräfte für abwesende Lehrer zu nennen. Dieses manuelle Verfahren erforderte früher jeden Monat die Bearbeitung und doppelte Erfassung von mehreren tausend Abrechnungen auf Papier. Heute erfolgt der Vorgang dank HR Access vollständig elektronisch: von der einfachen Erfassung der Abrechnung in elektronischer Form durch die Vertretungsstelle bis zur Gutschrift in deren Gehaltsabrechnung.
Besser planbare Personalkosten
Das erst kürzlich realisierte Modul „Gestion de Postes" von HR Access bietet ebenfalls einen echten Zusatznutzen. Es ermöglicht die Bestimmung der Differenz zwischen dem theoretischen Personalbestand – so wie er im Parlament eingeplant und beschlossen wurde – und dem tatsächlichen Personalbestand. Das Modul besitzt außerdem eine Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung und stellt eine Verbindung zwischen der Personalverwaltung und der Vorbereitung und Kontrolle der Personalkosten dar. „Damit verfügen die Staatsräte in Zukunft über Cockpit-Instrumente zur Nachverfolgung der monatlichen Entwicklung der Personalbestände und der Inanspruchnahme der Haushaltsmittel", sagte Noureddine Bouzidi weiter. „Dieses Lenkungsinstrument hilft ihnen, gezielt die richtigen Entscheidungen zu treffen, beispielsweise für eine Aufstockung oder geänderte Verteilung des Personalbestandes. Für die Aufstellung des Jahresbudgets kann HR Access sogar die Alterung der Personalkosten simulieren und anschließend automatisch die Kosten für das Folgejahr berechnen. Diese Simulation beschäftigt uns heute zwei Tage lang, während wir früher einen Monat benötigt haben, um diese Alterung näherungsweise zu bestimmen. Dabei erhielten wir damals ein wesentlich weniger zuverlässiges Ergebnis. Bei einem Lohnkosten-Budget von über zwei Milliarden Schweizer Franken (bei einem Gesamthaushalt des Kantons von 4,4 Milliarden) hat selbst ein geringer Rechenfehler von vielleicht nur ein Prozent große Auswirkungen: Auf diese Weise bringt uns das SIRH erhebliche Vorteile!" Weiteren Nutzen erwartet der Kanton Genf im Verlauf der kommenden Monate nach der derzeit laufenden Einführung des Moduls „Gestion de la Formation" sowie von der für den Zeitraum 2009 bis 2010 vorgesehenen Realisierung der Module „Gestion du Recrutement", „Gestion des Carrières" und „Gestion des Compétences". Heute werden alle ca. 25.000 Angestellten und ca. 20.000 Lohnempfänger der Genfer Kantonsregierung durch das neue Informationssystem für das Personalwesen verwaltet.
Der Kanton Genf
Im Kanton Genf stehen sieben 7 Mitglieder des Staatsrates (Conseil d’Etat), denen jeweils eines der Departemente unterstellt ist (Constructions et Technologies de l’Information, Economie et Santé, Finances (zuständig für die Personalverwaltung), Instruction Publique, Institutions (DI), Solidarité et Emploi sowie Territoire) mit 25.000 Mitarbeitern im Dienste von fast 430.000 Bürgern.
HR Access, the DGA's ally in human resources Management
The DGA is a key player in the French defense system. Its missions include
inventing tomorrow's defense systems and supervising the armaments programs
decided by France and cooperating with other European states. Now more than
ever, its 18 000 workforce consisting of civil servants, military personnel,
contract workers and state employees have to face a complex, ever-changing
and unpredictable environment.
The stakes for the DGA (French armaments delegation) :Strategic human resources management (SHR) is an integral part of State reform and plans to modernize public services.
The solution: Implement the Web version of HR Access, the integrated human resources solution from HR Access Solutions.
The benefits: - Switching from an HR approach based on personnel administration to one basedon jobs and skills.
- A single HR repository presents several advantages including homogeneous procedures, reliable data, compliance with management rules and economies of scale.
By implementing HR Access, the integrated human esources solution from HR Access Solutions, the DGA has added a strategic dimension to its HR management
policy.
In Switzerland, the State of Fribourg, along with HR Access, is undertaking project after project to modernize the management of its 15,000 agents
Context : Needing to revise its personnel management solution, the State of Fribourg, Switzerland, has chosen HR Access for its capacity to manage, with its standard product, a large number of Swiss specificities, as well as for its flexibility in adapting to other particularities associated with the autonomy of this canton, not to mention the strategic perspectives that it offers.
The State of Fribourg, as a territorial subdivision equivalent to a French department with in almost all areas - education, health, territory management, justice in part, etc. - the autonomy of a small country. ..handles personnel management and payroll for some 15,000 people who work in the public sector for the canton. We are subject to legal particularities imposed by the Swiss state, such as our adjustment logic or the complex calculation for the canton's own supplementary old age pension plan."
The project was initiated in 2005, after the choice of HR Access was approved by the Council of State, and the new solution operational since January 2007 on the following perimeter, identical to the existing perimeter: payroll, budget management and account control, management of training, and finally, in its infancy, management of skills and recruitment
HR Access, a leader in the area of HR management software applications and related outsourcing services, has deployed a new Human Resources Information System (HRIS) for the Louvre Museum. The first phase of this ambitious project, successfully completed over a period of seven months, is a testimony regarding the expertise of HR Access’ teams in effective project integration for the public sector.
The introduction of an HRIS within the public organization of the Louvre Museum with the primary objective of integrating the HRa Suite Public Sector solution for the payroll of the Museum's 2.300 agents while also training the 40 future HRIS users.
Integration of numerous job functions...... and a successful launch...... thanks to a proven expertise in the public sector.
Mit über 2300 Kunden in 54 Ländern werden täglich 10 Millionen Mitarbeiter und Pensionäre über HR Access verwaltet.
Wir arbeiten intensiv mit unseren Kunden zusammen, um sie bei der Entwicklung und Umsetzung ihrer HR-Strategie zu unterstützen und ihnen in jeder Entwicklungsphase ihres Unternehmens mit maßgeschneiderten Lösungen zur Seite zu stehen.